Kokouskäytännöt

Kokouksissa ideoidaan, suunnitellaan, tehdään päätöksiä ja jaetaan tehtäviä. Kokousten vuorovaikutus tapahtuu keskustelemalla, joten kokousten kieliratkaisuja on syytä miettiä etukäteen. Näin voidaan varmistaa, että myös myös kieltä oppivat työntekijät pystyvät osallistumaan täysipainoisesti kokouksiin.

Monikielisissä kokouksissa huomioitavaa:

• Kuulumisten vaihto: Ennen kokouksen alkua varatkaa aikaa kevyelle jutustelulle. Tämä on hyvä hetki vaihtaa kuulumisia kahvikupin äärellä. Tällaista palaveriin virittäytymistä voi tehdä sekä lähi- että etäkokouksissa. Kielenoppimisen kannalta nämä tilanteet ovat erityisen tärkeitä.  
• Kieli vai kielet: Sopikaa alussa kokouksen kielestä tai kielistä. Kieleksi ei ole pakko valita vain joko englantia tai suomea, vaan eri kieliä voi käyttää joustavasti.  
• Valmistautuminen: Varmistakaa ennen kokousta, mikä on kokouksen tavoite ja asialista ja mitä kultakin osallistujalta odotetaan. Näin kaikki voivat valmistautua etukäteen. Kakkoskielisetkin työntekijät voivat esimerkiksi valmistella alustuspuheenvuoron suomeksi, vaikka keskustelu teemasta käytäisiinkin kokouksessa englanniksi.  
• Selkeä rakenne: Edetkää keskusteluissa kokouksen asialistan mukaisesti. Jäsentäkää keskustelua esimerkiksi kertomalla selkeästi, mistä seuraavaksi keskustellaan ja mikä on keskustelun tavoite. Osoittakaa puheenvuoron päättymiset, vuoronvaihdot ja siirtymät teemasta toiseen selvästi. Puhukaa yksi kerrallaan.  
• Ymmärryksen varmistaminen: Varmistakaa, että avainkäsitteet ovat kaikille selviä. Keskustelun aikana voi myös tehdä toisinaan lyhyitä yhteenvetoja siitä, mitä siihen mennessä on sanottu. Yhteenvetokohtiin on hyvä jättää väljyyttä, jotta kysymyksille jää tilaa.  

Etäkokouksissa lisäksi huomioitavaa:

• Näköyhteys: Pitäkääkamerat päällä, jotta kielenoppija saa suun liikkeistä ja ilmeistä tukea puheen ymmärtämiseen. Puhuja saa myös monipuolisempaa palautetta omasta puheestaan esimerkiksi kuulijoiden ilmeiden ja eleiden kautta, kun hän näkee toisten kasvot.  
• Puheenjohtajan merkitys: Etäkokouksissa puheenjohtajan rooli korostuu: hänen on hyvä varmistaa, ymmärtävätkö ja kuulevatko osallistujat toisiaan. 
• Sanallinen viestintä: Kehonkieli ei aina välity selkeästi.Etätapaamisessa kehollisesti ilmaistut asiat pitääkin puhua ääneen tai kirjoittaa, mikä voi olla kielenoppijalle hankalampaa kuin äidinkieliselle. Esimerkiksi oman puheenvuoron loppuun saattaa olla tarpeellista lisätä jonkinlainen lopetusfraasi. Kieltä oppivaa työntekijää voidaan tukea käymällä yhdessä läpi tyypillisiä etäkokouksissa toistuvia ilmauksia.
• Chat: Hyödyntäkää chattia ymmärryksen varmistamisessa ja vaikeiden termien selittämisessä.