De studerande som väljs till ledare behöver inte ha pedagogisk utbildning eller undervisningserfarenhet, men de ska ha goda sociala färdigheter och mod att kasta sig in i flerspråkiga interaktionssituationer. De bör också kunna förbinda sig att agera ledare under minst en termin. Ju fler lämpliga studerande som kan leda språkkaféet, desto bättre. Då kan de turas om som ansvariga för språkkaféet och undvika att arbetsbördan blir för tung för någon enskild. Varje språkkafé måste ha minst två ledare.        

Samlas med språkkaféets ledare innan terminen börjar. Gå igenom praktiska frågor (tidtabell, gemensam digital inlärningsmiljö för kommunikation, språkkaféets ansvariga ledare osv.), principerna för ett tryggare rum och principerna för lättläst språk samt användning av stödspråk. Ni kan också tillsammans komma med idéer för innehållet och riktlinjerna för verksamheten.     

De som leder språkkaféet kan behöva mycket handledning och stöd, särskilt i början av verksamheten. Åtminstone vid den första språkkaféträffen är det bra om handledaren deltar. Vid vissa högskolor är handledaren närvarande i början av varje språkkaféträff.  

Handledaren bör vara anträffbar för ledarna under hela läsåret, så att de vid behov kan be om råd till exempel i språkfrågor, be om spel och annat material som lämpar sig för språkkaféet samt få hjälp i eventuella problem- och störningssituationer. Se till att ledarna får intyg eller studiepoäng för sitt arbete om högskolan har kommit överens om detta.   

Språkkaféets målgrupp, det vill säga de som lär sig svenska, kan vara svår att nå och motivera att delta i verksamheten. Det lönar sig därför att regelbundet informera om språkkaféet via kanaler som når målgruppen, till exempel vid evenemang riktade till internationella studerande, i sociala medier, på e-postlistor och anslagstavlor samt på språkkurser i svenska genom svensklärare.  

Att delta i språkkaféet kan kännas nervöst, särskilt de första gångerna, både för deltagare och för ledare. Sträva tillsammans efter att skapa en avslappnad och positiv atmosfär där alla känner sig välkomna. I språkkaféet iakttas principerna för ett tryggare rum.   

Studerande som lär sig svenska önskar framför allt att språkkaféet ger möjlighet att tala svenska. Använd alltså svenska så mycket som möjligt i diskussionerna. Det är naturligtvis också tillåtet att använda engelska eller något annat gemensamt stödspråk vid behov. Fråga också deltagarna om deras önskemål kring användningen av ett stödspråk. 

Det är helt frivilligt att delta i språkkaféet, vilket innebär att deltagarna kan variera mellan olika träffar. Hälsa alla deltagare välkomna i början av varje träff och berätta kort om språkkaféets verksamhet. Gruppbildningen underlättas av att ledarna och deltagarna i början presenterar sig, till exempel i en liten presentationsrunda. Använd namnlappar så att alla lättare kan komma ihåg varandras namn. Vid behov kan ni be handledaren om tips på presentationsövningar eller material, såsom post-it-lappar för namnlappar.  

Planera på förhand vilka diskussionsämnen och aktiviteter som kan vara intressanta vid varje träff. Ni kan också på förhand fundera på hur diskussionen i språkkaféet ska ledas om det är många deltagare eller om deltagarna befinner sig på olika nivåer i sina studier i svenska. Med hjälp av preliminär plan kan ni säkerställa att det alltid finns något att prata om eller göra. Det är dock utmärkt att avvika från planen om diskussionen tar en oväntad vändning eller om andra teman och aktiviteter känns mer engagerande.  

Populära diskussionsämnen i språkkaféet är till exempel  

• att berätta om sig själv
• vädret och årstider
• studier
• hobbyer och fritid
• allt som rör kultur, såsom musik, filmer och serier
• aktuella högtider
• matkultur och seder.

Om deltagarna har begränsade kunskaper i svenska kan ni närma er diskussionsämnena genom att fokusera på ordförrådet och användbara uttryck. Aktuella nyhetsbilder, ämnen eller rubriker kan också vara en bra grund för diskussion. Det lönar sig dock att använda dem med omdöme eftersom vissa politiska ämnen (som krig eller konflikter) kan skapa en känsla av otrygghet hos deltagarna.    

I språkkaféet kan man också till exempel spela eller lyssna på musik. Ni kan be att få spelen av handledaren. Som avslutning på språkkaféet kan ni till exempel ta en promenad på campus tillsammans. Fråga också deltagarna i språkkaféet om önskemål kring diskussionsämnen och aktiviteter.     

Språkkaféets ledare och deltagare har rätt att känna sig trygga. Om ni upptäcker osakligt beteende i språkkaféet ska ni i mån av möjlighet genast ingripa i det. Vid allvarliga störningar får ni snabbast hjälp av vaktmästaren. Om ni funderar på en situation eller hur ni ska hantera den, diskutera saken modigt med handledaren.  

Studerande som lär sig svenska har ofta frågor om språkets användning eller grammatik. Det är viktigt att komma ihåg att ni inte behöver ha färdiga svar på dem. Ni kan diskutera frågan tillsammans i språkkaféet och använda resurser som finns tillgängliga på nätet. Alternativt kan ni ta upp frågan vid nästa träff efter att ha rådfrågat handledaren.       

Så här kan du stöda en studerande som lär sig svenska i samtal:  

• Håll ögonkontakt med samtalspartnern; icke-verbala signaler som ansiktsuttryck och gester hjälper till att förstå talet. 
• Du kan använda talspråk, men prata lugnt och artikulera tydligt. 
• Försök använda vanliga ord och så enkla strukturer som möjligt i ditt tal. (Du kan bekanta dig närmare med lätt svenska.) 
• Ge samtalspartnern tid att förstå och reagera. Förklara och/eller upprepa vid behov. 
• Använd ett stödspråk (engelska eller annat gemensamt språk) som hjälp vid behov. 
• Se till att ingen lämnas utanför diskussionen. 
• – Ställ gärna direkta frågor till deltagarna – de är lättare att svara på även med begränsade språkkunskaper. 
• – Översätt exempelvis skämt om det behövs, så att alla deltagare förstår vad som är roligt i situationen.   

Bekanta dig också med tipsen från Språkboost om hur du kan stöda en studerande som lär sig svenska.